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Menschen bewegen
Interview mit HR-Managerin Lisa Welz zum Onboarding-Prozess bei XEMPUS

21. June 2021 Free

Autor: Stefan Matern Fotos: iStock, privat

Lisa Welz ist bei XEMPUS als HR-Managerin unter anderem für das Onboarding neuer Mitarbeitender zuständig. Im Interview erzählt sie von ihren eigenen Erfahrungen beim XEMPUS Start und was ihren Beruf so besonders macht.

lisa_artikel_onboarding.jpg "Als Personaler stehen wir immer vor der Herausforderung, den Anforderungen der sich immer schneller verändernden Arbeitswelt gerecht zu werden."

XEMPUS: Hallo Lisa, wie würdest du deine Arbeit umschreiben? Was tust Du bei XEMPUS?

Lisa Welz: Als Personaler stehen wir immer vor der Herausforderung, den Anforderungen der sich immer schneller verändernden Arbeitswelt gerecht zu werden. Hier ist es unter anderem meine Aufgabe, neue Prozesse zu schaffen oder bereits bestehende Prozesse zu überdenken und neu zu gestalten. Im Mittelpunkt steht dabei immer der Mensch. Das HR-Team ist für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein Ansprechpartner in allen Lagen und fungiert, wenn nötig, auch als Vermittler. Einer der Werte von XEMPUS ist Offenheit. Wir binden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in viele Unternehmensentscheidungen ein. In der letzten Mitarbeiterumfrage haben wir uns ein Meinungsbild zum Thema „New Normal“ eingeholt. Da stand die Frage im Mittelpunkt, wie wir nach Corona das Thema Home-Office definieren wollen.

Erinnerst Du Dich an Deinen ersten Tag bei XEMPUS? Was ist hängengeblieben?

Das war ein besonderer Tag für mich. Im Normalfall ist man vor dem ersten Arbeitstag in einem neuen Unternehmen nervös und etwas zappelig. Man denkt vielleicht darüber nach, was man anziehen soll und ist unsicher, was einen erwartet. Für mich fing es aber beim Recruiting schon so angenehm an, dass ich gar nicht mehr nervös sein musste. Der ganze Prozess fühlte sich so richtig und natürlich an, dass ich ohne jede Scheu ins Büro gegangen bin. Dort wurde ich ab der ersten Sekunde offen und herzlich aufgenommen. Ich hatte sofort das Gefühl, dass ich jetzt Teil von XEMPUS bin.

Was ist in Deiner ersten Zeit alles passiert?

Das hat mich sehr verblüfft, weil es so strukturiert war. Es gab einen klaren Weg mit Welcome-Meeting, Schulungen oder etwa dem Kennenlernen mit dem Vorstand. Man wusste jederzeit, was passieren würde und was einen erwartet. Das hat mir zum Start viel Sicherheit gegeben.

Ich habe noch zu einer Zeit im Berufsleben angefangen, da gab es zum Beginn einen Handschlag und dann die etwas hilflose Aufforderung: Da ist der Schreibtisch, dann legen sie mal los. Heute sieht das ganz anders aus. Gerade bei XEMPUS. Woher kommt das?

Ich glaube, dass der spezielle Prozess bei uns wesentlich durch die Persönlichkeiten geprägt wird, die bei uns arbeiten. Es gibt bei uns allen diesen Antrieb für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter da zu sein. Wir wollen aus uns heraus alle etwas persönlicher miteinander umgehen. Das ist der Anspruch von XEMPUS und der Antrieb in uns allen.

Es ist sicher nicht einfach, das zu verallgemeinern, aber kannst Du beschreiben, wie der Onboarding-Prozess Schritt für Schritt aussieht?

Wir beginnen eigentlich nach den ersten persönlichen Momenten immer mit einer HR-Präsentation. Es gibt eine Vorstellrunde, damit man sich untereinander kennenlernt und wir den Prozess ein wenig auflockern können. Danach geben wir dann einen Überblick über unsere Tools wie etwa Personio oder Confluence. Ein wichtiges Thema zum Start sind unsere Werte. Die liegen uns allen sehr am Herzen und werden aktiv gelebt. Dann stellen wir einen groben Fahrplan vor, was neue Mitarbeitende in den kommenden Wochen erwartet und welche Schulungen sie bekommen.

Man möchte da natürlich vermeiden, dass man den ersten Tag zu straff taktet. Es gibt so viele neue Eindrücke und neue Menschen, die man kennenlernt. Es hilft niemandem, wenn man den Tag zu vollpackt.

Wie geht es nach dem ersten Tag weiter? Neue Kolleginnen und Kollegen werden dann ja nicht einfach sich selbst überlassen.

(lacht) Wir lassen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schon ankommen und geben ihnen ein wenig Zeit. Sie sollen in Ruhe alle Leute kennenlernen, mit denen sie zusammenarbeiten. Der genaue Ablauf ist in den Abteilungen unterschiedlich und wird von ihnen selbst geplant. Wir von HR bieten dann in den Folgewochen allerdings einige Schulungen an.

Unser Thema „bAV“ ist nicht ganz einfach, darum gibt es Schulungen dazu. So bekommen neue Kolleginnen und Kollegen ein grundlegendes Verständnis. Es gibt außerdem Schulungen zu unseren Produkten und die Feedback-Schulung. Feedback ist ein wichtiger Teil der Kultur von XEMPUS und wird aktiv gelebt. Das i-Tüpfelchen ist dann der Kennenlern-Termin mit dem Vorstand in kleinen Gruppen. Die vier Vorstände erzählen alles zu ihren Bereichen, zur Geschichte von XEMPUS und beantworten alle nur erdenklichen Fragen.

Seit über einem Jahr ist der persönliche Kontakt stark eingeschränkt. Wir leben und arbeiten in einer Pandemie. Der überwiegende Teil der Menschen bei XEMPUS arbeitet dauerhaft remote und wir erleben trotzdem den starken Zusammenhalt. Wie vermittelt man das an neue Kolleginnen und Kollegen?

Das ist eine große Herausforderung. Aber man versucht, über den Bildschirm, über die Kamera trotzdem unsere besondere Herzlichkeit und Offenheit zu vermitteln. Und ich muss sagen, dass alle bei XEMPUS wirklich an einem Strang ziehen. Alle Mitarbeiter, welche am Onboarding beteiligt sind, egal ob sie Schulungen halten oder neue Mitarbeitende in ihren Teams begrüßen, leisten fantastische Arbeit.

Wir geben alles, um neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zumindest am ersten Arbeitstag ins Büro zu holen und sie persönlich zu begrüßen, aber danach findet eben fast alles digital statt. Wir haben ein richtig schönes Büro und es ist wichtig auch zu sehen, wie der neue Arbeitsplatz aussieht, wie sieht die Küche aus, wie wirken die Büros? Und egal, wie die Arbeit künftig ausgestaltet wird, wird es ja immer auch das Angebot geben, im Büro zu arbeiten.

Viele Menschen, mit denen ich bei XEMPUS rede, betonen, dass sie hier das Gefühl haben, wirklich etwas zu bewegen und zu bewirken. Wie sieht das bei Dir aus, was bewegst Du?

Ich bewege Menschen (lacht). Das kann man hoffentlich so sagen. Im HR-Bereich arbeitet man täglich mit Menschen und persönlichen Angelegenheiten und trägt auch ein wenig zur Kultur im Unternehmen bei. Das Großartige daran ist, dass wir immer direktes Feedback aus allen Richtungen bekommen – positiv und negativ. Man wächst damit und knüpft ganz schnell ganz viele Kontakte.

Heute Nacht besucht Dich eine gute Fee und erfüllt Dir einen Wunsch zum Leben und zur Arbeit bei XEMPUS. Was wünscht Du Dir?

HR gestaltet gerade sehr viel, auch im Hinblick auf die neuen Herausforderungen in der Arbeitswelt. Wir sind als HR-Team großartig aufgestellt und erfahren im Unternehmen viel Wertschätzung. Ich wünsche uns, dass wir unsere Arbeit weiterhin mit Freude, Leidenschaft und Gestaltungsfreiheit leben.

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